بستن حسابها:
بستن حسابها و ثبت سند اختتامیه و افتتاحیه جز مواردی است که هر حسابداری در طی زمان فعالیت خود با آن سر و کار خواهد داشت. با اینکه صدور سند افتتاحیه و اختتامیه یک بار در هر دوره مالی نیاز است ولی انجام این کار به شکل درست بسیار مهم و حیاتی میباشد.
در ادامه با آموزش بستن حسابها در پایان سال مالی و ثبت سند اختتامیه و افتتاحیه در خدمت شما هستیم:
منظور از بستن حسابها در حسابداری چیست؟
“بستن حسابها در حسابداری” به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود.
در چه زمانی به بستن حسابها نیاز است؟
۱- طی دوره مالی:
به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود. به عنوان مثال آقای الف (مشتری شرکت) مبلغ ۱/۰۰۰/۰۰۰ ریال به شرکت بدهکار میباشد و این مبلغ باید به عنوان تخفیف برای وی در نظر گرفته شده و حساب وی بسته شود. ثبت حسابداری مربوط به این رویداد به شرح زیر است:
تخفیفات فروش ۱/۰۰۰/۰۰۰
حسابهای دریافتنی تجاری / آقای الف ۱/۰۰۰/۰۰۰
۲- پایان دوره مالی:
این مورد که مفصل تر و پیچیده تر از بستن حسابها در طی دوره مالی میباشد برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی، صدور سند اختتامیه و هم چنین انتقال مانده حسابهای دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام میشود.
بستن حسابها در پایان دوره مالی با در نظر گرفتن نوع حسابهای موقت (سود و زیانی)، مخلوط و دائمی (ترازنامهای) انجام میشود. برای بستن حسابهای پایان سال ابتدا باید مانده همه حسابهای موقت به یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حسابهای دائمی طی سند اختتامیه، بسته شده و به عنوان سند افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل شود.
لیست حسابهای موقت و دائم:
نمونه حسابهای موقت: برخی از حسابهای این گروه که مربوط به درآمد و هزینه ها میباشد شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و … است که در پایان دوره مالی مانده آنها بسته میشود و به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمیشود. به این حسابها حسابهای سود و زیانی هم گفته میشود.
نمونه حسابهای مخلوط: از جمله این نوع حسابها، پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد میباشد که شامل دو بخش موقت و دائمی میباشند. در پایان دوره مالی بخشی از آن به عنوان حساب موقت به حساب هزینه منظور می شود و بخش دیگر آن به عنوان حساب دائم به دوره مالی بعدی منتقل می شود.
نمونه حسابهای دائمی: برخی از حسابهای این گروه که شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام میباشد شامل موجودی نقد و بانک، حسابهای دریافتنی تجاری، سرمایه و … است که مانده آنها آنآدر پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل میگردد.به این حسابها حسابهای ترازنامهای هم گفته میشود.
روش بستن حسابهای موقت در پایان سال:
بستن حسابهای موقت با استفاده از یک حساب موقت واسط به نام “حساب خلاصه سود و زیان” انجام میشود. پیش از آموزش روش بستن حسابهای موقت حساب خلاصه سود و زیان را توضیح میدهیم:
حساب خلاصه سود و زیان چیست؟
حساب خلاصه سود و زیان حساب موقتی است که مانده سایر حسابهای موقت به آن بسته میشود و مانده نهایی آن نشان دهنده سود یا زیان شرکت در طی یک دوره مالی است:
مانده بدهکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده بیشتر بودن هزینههای یک دوره مالی نسبت به درآمدها بوده و نشان دهنده زیان میباشد.
مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده بیشتر بودن درآمدهای یک دوره مالی نسبت به هزینهها بوده و نشان دهنده سود میباشد.
ماهیت حساب خلاصه سود و زیان:
حساب خلاصه سود و زیان دارای ماهیت دو گانه است یعنی هم میتواند دارای مانده بدهکار باشد و هم مانده بستانکار. بر اساس بند فوق مانده این حساب در صورت وجود زیان بدهکار و در صورت وجود سود بستانکار میباشد.
مراحل عملیاتی بستن حسابهای موقت:
مرحله اول – بستن حساب فروش یا درآمد:
مانده حساب فروش یا درآمد بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار میشود:
درآمد/فروش ****
خلاصه سود و زیان ****
مرحله دوم – بستن حساب هزینه:
معادل جمع کل هزینه ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه ها بستانکار میشود:
خلاصه سود و زیان ****
هزینه حقوق و دستمزد ****
هزینه اجاره ****
هزینه تعمیر و نگهداری ****
نکته ۱: در برخی کتابها و سایتها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته میشود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب “سود(زیان) انباشته بسته میشود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت ها در خصوص تغییر در سرمایه میباشد و بدون انجام مراحل قانونی نمیتوان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.
ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار(سود):
این حالت با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب ” سود(زیان) انباشته ” انجام میشود:
خلاصه سود و زیان ****
سود (زیان) انباشته ****
ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بدهکار(زیان):
این حالت با بدهکار کردن حساب ” سود(زیان) انباشته ” و بستانکار کردن حساب خلاصه سود و زیان انجام میشود:
سود (زیان) انباشته ****
خلاصه سود و زیان ****
مرحله چهارم – بستن حسابهای دائمی در پایان سال:
پیش از بستن حساب های دائمی (صدور سند اختتامیه) ابتدا باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد نیز شناسایی و ثبت گردد. روش انجام هر یک از موارد به این شرح می باشد:
روش محاسبه میزان مالیات:
بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص می باشد. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.
با فرض اینکه اینکه میزان سود سال مربوطه معادل ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال می باشد و این شرکت زیان انباشته ندارد مالیات متعلقه به شرح زیر محاسبه و ثبت حسابداری آن انجام می شود:
۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ × ۲۵% = ۷۵٫۰۰۰٫۰۰۰
سود (زیان) انباشته ۷۵/۰۰۰/۰۰۰
ذخیره مالیات عملکرد ۷۵/۰۰۰/۰۰۰
نکته: میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب می باشد و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود.
روش محاسبه اندوخته قانونی:
اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال می باشد که طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت باید به عنوان ذخیره قانونی در نظر گرفته شود. طبق قانون تجارت باید هر ساله معادل ۵%سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره شود تا میزان آن به ۱۰%سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری می باشد. بر اساس ماده ۲۳۷ قانون تجارت سود خالص شرکت در هر سال مالی عبارتست از درآمد حاصل در همان سال مالی منهای کلیه هزینه ها واستهلاکات و ذخیره ها
نکته: طبق ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی ، سود خالص پس از وضع زیان های وارده در سالهای قبل و مالیات می باشد. بنابراین ، در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سنواتی ) دارد ، فقط رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار گیرد بلکه لازم است ابتدا جمع زیان سنواتی از رقم سود خالص سال جاری کسر شده و پس از آن مالیات عملکرد محاسبه و در نهایت اندوخته قانونی حساب میشود.
روش محاسبه سایر اندوخته ها از قبیل اندوخته احتیاطی:
در نظر گرفتن سایر اندوخته ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.
مثال برای محاسبه و ثبت ذخیره مالیات عملکرد، اندوخته قانونی و اندوخته احتیاطی:
با در نظر گرفتن سود ۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریالی سال جاری و زیان انباشته ۱۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریالی و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص برای محاسبه اندوخته باید محاسبات زیر انجام و پس از آن ثبت حسابداری مطابق نمونه ثبت شود:
مرحله اول – محاسبه مالیات عملکرد:
در این حالت ابتدا زیان انباشته را از سود سال جاری کسر میکنیم. عدد حاصل مشمول ۲۵% مالیات است:
۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ – ۱۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ = ۲۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۲۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ × ۲۵% = ۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰
مرحله دوم – محاسبه اندوخته ها:
در این مرحله از سود سال جاری، زیان انباشته و مالیات کسر میشود تا مبنای محاسبه اندوخته به دست آید:
۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ – ۱۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ – ۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ = ۱۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰
پس از به دست آوردن رقم فوق اندوخته قانونی و احتیاطی محاسبه میشود:
۱۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ × ۵% = ۷٫۵۰۰٫۰۰۰
۱۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ × ۱۰% = ۱۵٫۰۰۰٫۰۰۰
با توجه به موارد فوق ثبت زیر صادر میشود:
سود (زیان) سال جاری ۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰
سود (زیان) انباشته ۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰
بابت انتقال سود سال جاری به سود انباشته
سود (زیان) انباشته ۷۲٫۵۰۰٫۰۰۰
ذخیره مالیات ۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰
اندوخته قانونی ۷٫۵۰۰٫۰۰۰
اندوخته احتیاطی ۱۵٫۰۰۰٫۰۰۰
مانده این حسابها به همراه سایر حساب های دائمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل میشود. برای این کار از حساب “تراز اختتامیه” استفاده میکنیم. بدین صورت که تمام حسابهای دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار میکنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حسابهای با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حسابهای دارای مانده بدهکار را بستانکار میکنیم.
سند نمونه بستن حسابها:
سرمایه *****
اندوخته قانونی *****
اندوخته احتیاطی *****
سود (زیان) انباشته *****
حسابهای پرداختنی تجاری *****
سایر حسابهای پرداختنی *****
ذخیره مالیات *****
ذخیره استهلاک *****
تراز اختتامیه *****
تراز اختتامیه *****
موجودی نقد و بانک *****
حسابهای دریافتنی تجاری *****
سایر حسابهای دریافتنی *****
داراییهای ثابت *****
ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید:
انجام این کار دقیقا بر عکس بستن حسابهای دائمی در پایان سال میباشد با این تفاوت که باید به جای حساب “تراز اختتامیه” از حساب “تراز افتتاحیه” استفاده نمود:
موجودی نقد و بانک *****
حسابهای دریافتنی تجاری *****
سایر حسابهای دریافتنی *****
داراییهای ثابت *****
حساب افتتاحیه *****
حساب افتتاحیه *****
سرمایه *****
اندوخته قانونی *****
اندوخته احتیاطی *****
سود (زیان) انباشته *****
حسابهای پرداختنی تجاری *****
سایر حسابهای پرداختنی *****
ذخیره مالیات *****
ذخیره استهلاک *****
